Tăng hiệu quả lên 30% với những mẹo này!

Nhiều người làm việc nhiều giờ nhưng vẫn kết thúc ngày với những nhiệm vụ còn dang dở trong danh sách của họ. Tôi biết cảm giác đó. Hộp thư đến đầy, tin nhắn liên tục, ghi chú rải rác và các cuộc họp có thể khiến một ngày làm việc đơn giản trở nên nặng nề. Nâng cao hiệu quả không có nghĩa là phải vội vàng thực hiện mọi nhiệm vụ. Nó có nghĩa là tập trung nhiều hơn vào công việc hữu ích và dành ít thời gian hơn cho những xích mích có thể tránh được. Cải thiện 30% có thể được coi là mục tiêu thực tế chứ không phải là một lời hứa. Kết quả phụ thuộc vào công việc, công cụ và thói quen đã có sẵn. ## Bắt đầu bằng việc kiểm tra thời gian đơn giản. Tôi bắt đầu bằng cách theo dõi công việc của mình trong ba ngày. Tôi ghi lại: - Nhiệm vụ tôi đã thực hiện - Thời gian bắt đầu và kết thúc - Bất kỳ sự gián đoạn nào - Kết quả của nhiệm vụ - Liệu nhiệm vụ đó có cần sự chú ý hoàn toàn của tôi hay không Mục tiêu không phải là phán xét từng phút. Tôi muốn xem thời gian của tôi trôi đi đâu. Một nhân viên bán hàng có thể phát hiện ra rằng các cuộc gọi của khách hàng mất bốn giờ mỗi ngày, trong khi việc kiểm tra tin nhắn và cập nhật nội bộ lại mất thêm hai giờ nữa. Một đánh giá ngắn có thể cho thấy rằng có nhiều cuộc kiểm tra tin nhắn diễn ra giữa các cuộc gọi, gây mất sự chú ý và kéo dài ngày làm việc. Những sự thật nhỏ thường tiết lộ những mô hình lớn hơn. ## Chọn ba khối công việc hữu ích Một danh sách nhiệm vụ dài có thể tạo áp lực mà không tạo ra tiến độ. Tôi thích chọn ba nhiệm vụ chính trong ngày. Mỗi nhiệm vụ phải đáp ứng một trong những điểm sau: - Nó hỗ trợ mục tiêu kinh doanh hiện tại - Nó ảnh hưởng đến khách hàng hoặc dự án - Nó loại bỏ sự chậm trễ cho người khác - Nó cần tư duy tập trung Tôi đặt nhiệm vụ khó khăn nhất vào khung thời gian khi sự chú ý của tôi mạnh nhất. Đối với một số người, đó có thể là buổi sáng. Đối với những người khác, có thể là sau bữa trưa. Trong khối đó, tôi giữ một nhiệm vụ mở. Tôi đóng các tab không liên quan, tắt tiếng các cảnh báo không khẩn cấp và đặt điện thoại cách xa bàn làm việc. Một khoảng thời gian tập trung kéo dài 45 phút có thể tạo ra nhiều công việc hữu ích hơn là hai giờ chỉ kiểm tra tin nhắn. ## Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau Việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ không liên quan sẽ tiêu tốn năng lượng tinh thần. Viết báo cáo, trả lời câu hỏi của khách hàng, xem xét các con số và tham gia một cuộc họp đều yêu cầu những kiểu chú ý khác nhau. Tôi nhóm các công việc tương tự thành các khoảng thời gian cố định: - Email và tin nhắn: hai hoặc ba lần kiểm tra theo kế hoạch - Cuộc gọi: được thực hiện vào cùng một thời điểm trong ngày khi có thể - Viết: hoàn thành trong các khoảng thời gian tập trung dài hơn - Công việc quản trị: được xử lý theo một đợt duy nhất - Lập kế hoạch: xem xét vào cuối ngày làm việc Cách tiếp cận này khiến tâm trí tôi có ít thay đổi hơn để quản lý. Nó cũng giúp dễ dàng hơn trong việc xem những nhiệm vụ nào có thể được giảm bớt, giao hoặc loại bỏ. ## Tạo các mẫu có thể sử dụng lại. Tôi không viết cùng một thông báo từ một trang trống mỗi lần. Tôi giữ các mẫu đơn giản cho các nhu cầu thông thường, chẳng hạn như: - Theo dõi cuộc họp - Cập nhật khách hàng - Ghi chú trạng thái dự án - Xác nhận cuộc hẹn - Hướng dẫn nhân viên mới. Mẫu không được lạnh lùng hoặc sao chép. Tôi chừa khoảng trống cho thông tin cá nhân và điều chỉnh cách diễn đạt trước khi gửi. Ví dụ: việc theo dõi khách hàng có thể bao gồm hành động tiếp theo, ngày dự kiến ​​và người chịu trách nhiệm. Cấu trúc đó làm giảm các câu hỏi bổ sung và giữ cho cuộc trò chuyện tiếp tục. Các mẫu cũng có tác dụng cho công việc nội bộ. Bản cập nhật dự án hàng tuần có thể sử dụng cùng một định dạng mỗi tuần: 1. Công việc đã hoàn thành 2. Nhiệm vụ hiện tại 3. Vấn đề còn tồn tại 4. Hỗ trợ cần thiết 5. Ngày đánh giá tiếp theo Định dạng này giúp tiết kiệm thời gian trong khi vẫn giữ cho thông báo dễ đọc. ## Giảm lãng phí cuộc họp Các cuộc họp thường mở rộng khi không ai biết cuộc họp cần đưa ra kết quả gì. Trước khi chấp nhận một cuộc họp, tôi tìm kiếm ba chi tiết: - Lý do của cuộc họp - Quyết định hoặc kết quả cần thiết - Những người cần tham dự Chương trình nghị sự ngắn gọn có thể ngăn cản những lời giải thích dài dòng. Tôi cũng viết ra hành động tiếp theo trước khi cuộc họp kết thúc. Hành động cần có chủ sở hữu và ngày tháng. Ví dụ: “Maria sẽ gửi danh sách sản phẩm sửa đổi cho nhóm bán hàng trước thứ Tư.” Câu này hữu ích hơn câu “Chúng tôi sẽ theo dõi danh sách sản phẩm”. Một số cập nhật có thể được chia sẻ thông qua một ghi chú ngắn bằng văn bản. Điều đó giúp mọi người có thời gian đọc thông tin mà không cần thêm sự kiện lịch khác. ## Đặt thói quen nhắn tin rõ ràng Thông báo tạo cảm giác tiến bộ sai lầm. Đọc một tin nhắn mới mang lại cảm giác hiệu quả nhưng nó có thể kéo sự chú ý ra khỏi một nhiệm vụ cần suy nghĩ sâu hơn. Tôi sử dụng thời gian đã đặt để xem lại tin nhắn. Tôi giữ thông báo về những vấn đề cần phản hồi nhanh và tắt tiếng những vấn đề còn lại. Tôi cũng viết lời nhắn rõ ràng hơn để mọi người không cần hỏi thiếu chi tiết. Một tin nhắn hữu ích có thể trả lời: - Chuyện gì đã xảy ra? - Tôi cần gì? - Ai cần phải hành động? - Khi nào cần phản hồi? Thói quen này giúp giảm bớt những chuỗi tin nhắn dài dòng. ## Sử dụng đánh giá hàng tuần Cuối tuần, tôi đánh giá công việc thay vì chỉ tính giờ. Tôi hỏi: - Nhiệm vụ nào tạo nên sự tiến bộ hữu ích? - Sự chậm trễ xuất hiện ở đâu? - Cuộc họp nào có thể ngắn hơn? - Nhiệm vụ lặp lại nào cần có mẫu? - Tuần tới tôi nên ngừng làm gì? Một chủ doanh nghiệp nhỏ mà tôi làm việc cùng đã sử dụng đánh giá này để kiểm tra quá trình xử lý đơn hàng. Nhóm đã dành thời gian sao chép các chi tiết giống nhau vào ba tập tin. Họ giữ một bản ghi chính và sử dụng mẫu chung để cập nhật. Thay đổi này không loại bỏ mọi bước thủ công nhưng nó làm giảm việc nhập lặp lại và giúp kiểm tra trạng thái đơn hàng dễ dàng hơn. Bài học rất đơn giản: hiệu quả thường đến từ việc loại bỏ những chuyển động thừa chứ không phải từ việc thúc đẩy mọi người làm việc nhanh hơn. ## Đo lường sự thay đổi một cách cẩn thận Tôi so sánh cùng một loại công việc trước và sau một thói quen mới. Tôi có thể theo dõi: - Thời gian cần thiết để hoàn thành một báo cáo - Số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành mà không cần làm lại - Thời gian phản hồi cho các câu hỏi của khách hàng - Số cuộc họp được tổ chức - Số giờ dành cho công việc tập trung Có thể cải thiện 30% khi dành ít hơn 30 phút cho một nhiệm vụ lặp lại, thêm ba báo cáo được hoàn thành mỗi tuần hoặc ít chỉnh sửa hơn sau khi chuyển giao. Biện pháp phù hợp phụ thuộc vào công việc. Tôi tránh đo lường mọi hành động. Theo dõi quá nhiều có thể trở thành một nguồn công việc khác. Hiệu quả tốt hơn mang lại cho tôi nhiều không gian hơn cho những quyết định cẩn thận, hỗ trợ khách hàng và tư duy sáng tạo. Quá trình này bắt đầu bằng việc quan sát, chuyển qua những thay đổi nhỏ và phát triển thông qua việc xem xét thường xuyên. Khi tôi bảo vệ thời gian tập trung, giảm nỗ lực lặp đi lặp lại và làm cho mỗi nhiệm vụ trở nên dễ hiểu hơn, một ngày làm việc tốt hơn sẽ trở thành kết quả thiết thực hơn là một mục tiêu xa vời.

Tôi đã từng lấp đầy ngày của mình bằng các nhiệm vụ và vẫn cảm thấy bị tụt lại phía sau. Danh sách của tôi ngày càng dài, tin nhắn liên tục được gửi đến và những công việc nhỏ khiến tôi mất tập trung vào công việc cần tập trung sâu hơn. Vấn đề không phải lúc nào cũng là thiếu nỗ lực. Thông thường, tôi bắt đầu quá nhiều nhiệm vụ, chuyển đổi giữa chúng và dành thời gian cho công việc ít có giá trị. Một vài thay đổi đơn giản đã giúp tôi làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn mà không biến mỗi giờ thành một cuộc đua. 1. Chọn một nhiệm vụ chính Vào đầu ngày, tôi viết ra một nhiệm vụ sẽ tạo ra sự khác biệt lớn nhất nếu tôi hoàn thành nó. Nhiệm vụ này trở thành trọng tâm chính của tôi. Có thể là: - Viết đề xuất với khách hàng - Chuẩn bị kế hoạch dự án - Xem xét báo cáo - Gọi điện cho nhà cung cấp - Hoàn thành bài học hoặc nhiệm vụ công việc Tôi giữ danh sách ngắn gọn. Một danh sách nhiệm vụ dài có thể tạo ra áp lực mà không cho tôi một lộ trình rõ ràng. Khi mọi thứ có vẻ khẩn cấp, tôi tự hỏi: “Hôm nay tôi cần chú ý điều gì và điều gì có thể chờ đợi?” Ví dụ: một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể có mười nhiệm vụ trong danh sách. Trả lời mọi tin nhắn có thể cảm thấy dễ dàng nhưng việc chuẩn bị báo giá cho khách hàng có thể có tác động lớn hơn đến doanh nghiệp. Câu trích dẫn xứng đáng là phần hay nhất trong ngày. 2. Chia công việc lớn thành những hành động nhỏ “Làm việc trên trang web” quá rộng. Nó không cho tôi biết phải làm gì tiếp theo. Tôi biến những nhiệm vụ lớn thành những hành động thường mất từ ​​15 đến 45 phút: - Viết phần mở đầu trang chủ - Thu thập ba câu hỏi của khách hàng - Xem lại biểu mẫu liên hệ - Kiểm tra năm mô tả sản phẩm - Soạn một email Điều này giúp loại bỏ nhu cầu đưa ra quyết định mới cứ sau vài phút. Tôi có thể bắt đầu bằng một hành động rõ ràng thay vì nhìn chằm chằm vào một dự án mơ hồ. Một nhiệm vụ hữu ích nên bắt đầu bằng một động từ. Những từ như viết, kiểm tra, gọi điện, so sánh, lập kế hoạch và gửi giúp bạn dễ dàng nhìn thấy bước đi tiếp theo hơn. 3. Sử dụng các khối thời gian Tôi đặt ra một khoảng thời gian rõ ràng cho công việc tập trung, sau đó nghỉ ngơi một chút. Nhiều người sử dụng 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ giải lao. Tôi chọn khoảng thời gian dài hơn khi nhiệm vụ đòi hỏi nhiều suy nghĩ hơn, thường là 45 đến 60 phút. Trong khối công việc, tôi để ngỏ một nhiệm vụ. Tôi đặt điện thoại cách xa bàn làm việc và đóng những tab không liên quan đến công việc. Phương pháp này không làm cho mọi nhiệm vụ trở nên dễ dàng. Nó cung cấp cho nhiệm vụ một không gian xác định, khiến cho ít có khả năng các yêu cầu khác sẽ đảm nhận. Ví dụ: một người viết đang chuẩn bị một bài đăng trên blog có thể dành một khối để phác thảo bài viết, một khối khác viết các phần chính và khối sau đó để kiểm tra từ ngữ. Việc kết hợp nghiên cứu, viết lách, email và mạng xã hội trong cùng một khối có thể làm chậm tiến độ công việc. 4. Nhóm các nhiệm vụ tương tự Tôi trả lời tin nhắn vào các thời điểm đã đặt thay vì kiểm tra chúng mỗi khi có thông báo xuất hiện. Tôi cũng nhóm các cuộc gọi điện thoại, công việc quản trị viên, cập nhật tệp và lập kế hoạch thành các khoảng thời gian riêng biệt. Điều này làm giảm việc chuyển đổi nhiệm vụ. Việc chuyển từ bảng ngân sách sang email khách hàng tưởng chừng như vô hại nhưng mỗi thay đổi đều đòi hỏi nỗ lực tinh thần. Sau vài lần chuyển đổi, tôi có thể dành nhiều thời gian để quay lại công việc hơn là hoàn thành nó. Một mô hình đơn giản hàng ngày có thể trông như thế này: - Buổi sáng: công việc dự án tập trung - Sáng muộn: tin nhắn và cuộc gọi - Buổi chiều: cuộc họp và công việc thường ngày - Cuối ngày: lập kế hoạch và cập nhật tệp Lịch trình chính xác có thể thay đổi. Phần hữu ích là tạo không gian chung cho những công việc tương tự. 5. Đặt giới hạn cho các nhiệm vụ có giá trị thấp Một số nhiệm vụ sẽ mở rộng khi không có giới hạn. Việc đọc email, kiểm tra báo cáo và duyệt các bản cập nhật trực tuyến có thể mất nhiều thời gian hơn dự định. Tôi đặt ra một giới hạn thời gian nhỏ cho những hoạt động này. Nếu tôi cần xem lại email, tôi có thể dành cho mình 20 phút. Khi thời gian kết thúc, tôi xử lý những tin nhắn cần hành động và để lại phần còn lại để xem xét sau. Điều này không có nghĩa là bỏ qua những thông tin hữu ích. Nó có nghĩa là dừng công việc thường ngày để dành thời gian cần thiết cho những nhiệm vụ chính. Tôi cũng hỏi liệu một nhiệm vụ có cần sự chú ý của tôi không. Một số cập nhật có thể được gửi, trì hoãn hoặc xóa khỏi lịch trình. 6. Sử dụng kiểm tra mức độ ưu tiên đơn giản Khi tác phẩm mới xuất hiện, tôi kiểm tra ba điểm: - Công việc đó có cần hành động ngay hôm nay không? - Điều gì xảy ra nếu tôi trì hoãn nó? - Có nhiệm vụ nào khác cần chuyển xuống danh sách không? Yêu cầu của khách hàng có thể cần được phản hồi nhanh nhưng giải pháp đầy đủ có thể mất nhiều thời gian hơn. Tôi có thể xác nhận rằng tôi đã nhận được yêu cầu và đưa ra thời gian thực tế cho bước tiếp theo. Điều này giúp cho việc liên lạc được rõ ràng mà không phải bỏ dở công việc đang được tiến hành. Một câu trả lời ngắn gọn thường là đủ: "Cảm ơn bạn đã gửi thông tin chi tiết. Tôi sẽ xem xét chúng và trả lời sau khi hoàn thành nhiệm vụ dự án hiện tại." Cách tiếp cận này giúp tôi bảo vệ sự tập trung trong khi vẫn giữ được những kỳ vọng rõ ràng. 7. Tạo thói quen bắt đầu Tôi làm việc nhanh hơn khi tôi không bắt đầu ngày mới bằng việc đưa ra nhiều lựa chọn. Thói quen bắt đầu của tôi rất đơn giản: 1. Xem lại lịch. 2. Chọn nhiệm vụ chính. 3. Chuẩn bị các tập tin tôi cần. 4. Loại bỏ những phiền nhiễu nhỏ. 5. Bắt đầu với hành động đầu tiên. Các thói quen chỉ mất một vài phút. Nó mang lại cho ngày một định hướng rõ ràng. Những người làm việc tại nhà có thể được hưởng lợi từ một tín hiệu vật lý nhỏ, chẳng hạn như đặt một cuốn sổ trên bàn hoặc sử dụng cùng một danh sách phát để tập trung làm việc. Tín hiệu không cần phải phức tạp. Nó có thể giúp đánh dấu sự thay đổi từ thời gian cá nhân sang thời gian làm việc. 8. Giữ một danh sách ngắn “không phải bây giờ” Các ý tưởng và yêu cầu thường xuất hiện khi tôi đang làm việc. Tôi viết chúng vào một danh sách riêng thay vì hành động ngay lập tức. Danh sách có thể bao gồm: - Một ý tưởng bài viết mới - Một công cụ phần mềm để kiểm tra - Một chủ đề cuộc họp trong tương lai - Một nhiệm vụ có thể chờ đợi - Một câu hỏi để hỏi sau. Viết suy nghĩ ra giấy giúp tôi quay trở lại nhiệm vụ hiện tại. Tôi xem lại danh sách trong quá trình lập kế hoạch hàng ngày và quyết định xem điều gì xứng đáng có một vị trí trong lịch trình. Điều này rất hữu ích cho công việc sáng tạo. Một ý tưởng có thể được lưu lại mà không cần kiểm soát thời gian còn lại trong ngày. 9. Chừa khoảng trống giữa các nhiệm vụ Một lịch trình dày đặc từ sáng đến tối có thể trông hiệu quả nhưng một cuộc họp bị trì hoãn có thể ảnh hưởng đến mọi thứ tiếp theo. Tôi để lại những khoảng trống nhỏ giữa các nhiệm vụ chính khi có thể. Những khoảng trống này cho tôi thời gian để: - Hoàn thành ghi chú - Lưu hồ sơ - Chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo - Đi dạo một đoạn ngắn - Xử lý một yêu cầu bất ngờ Nghỉ giải lao cũng giúp tôi quay lại làm việc với đầu óc minh mẫn hơn. Nghỉ ngơi là một phần của việc duy trì sản lượng ổn định chứ không phải là dấu hiệu cho thấy ngày đó đã thất bại. 10. Ôn lại một ngày không trách móc Cuối ngày tôi hỏi ba câu hỏi: - Tôi đã hoàn thành được những gì? - Việc gì mất nhiều thời gian hơn dự kiến? - Ngày mai tôi nên thay đổi điều gì? Các câu trả lời giúp tôi cải thiện kế hoạch của mình. Nếu việc viết báo cáo mất tới hai giờ thay vì một giờ, tôi sẽ điều chỉnh lịch trình trong tương lai. Nếu tin nhắn làm gián đoạn một khối tiêu điểm, tôi sẽ thay đổi cài đặt thông báo hoặc chuyển thời gian tin nhắn sang một thời điểm khác trong ngày. Tôi tránh đánh giá cả ngày bằng số lượng công việc đã hoàn thành. Một nhiệm vụ đã hoàn thành hỗ trợ một mục tiêu chính có thể hữu ích hơn mười nhiệm vụ nhỏ chỉ tạo ra sự chuyển động. Hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn thường có nghĩa là loại bỏ những xích mích. Tôi chọn ít ưu tiên hơn, thực hiện hành động tiếp theo rõ ràng, bảo vệ công việc tập trung và đưa ra giới hạn hợp lý cho các công việc thường ngày. Tôi không cố gắng kiểm soát từng phút. Tôi xây dựng một ngày làm việc sao cho những tiến bộ hữu ích có thể lặp lại dễ dàng hơn. Cách tiếp cận đó có vẻ thực tế hơn là theo đuổi một lịch trình hoàn hảo và nó dành chỗ cho những phần không mong đợi của cuộc sống bình thường.

Nhiều người cảm thấy bận rộn cả ngày nhưng vẫn bỏ dở công việc quan trọng. Tin nhắn làm gián đoạn sự tập trung, các cuộc họp lấp đầy lịch và các nhiệm vụ nhỏ làm mất sự chú ý khỏi công việc cần suy nghĩ sâu hơn. Việc tăng năng suất 30% không được đảm bảo cho mọi người. Nó có thể là một mục tiêu hữu ích khi bạn giảm bớt những gián đoạn có thể tránh được, lên kế hoạch ít ưu tiên hơn và sắp xếp công việc tập trung vào một vị trí rõ ràng trong ngày của bạn. Tôi sử dụng một phương pháp đơn giản để thực hiện thay đổi đó. ### Chọn một kết quả chính Vào đầu ngày, tôi viết ra một kết quả sẽ giúp ngày của bạn trở nên hữu ích. Nó phải cụ thể. “Làm việc trên báo cáo” quá rộng. “Hoàn thành phần dữ liệu khách hàng và chuẩn bị ba biểu đồ” mang lại cho tôi một vạch đích rõ ràng. Sau đó tôi thêm hai nhiệm vụ nhỏ hơn. Điều này giúp danh sách luôn thực tế và giảm áp lực phải xử lý mọi việc cùng một lúc. ### Theo dõi thời gian của bạn đi đâu Trong một ngày làm việc, hãy ghi lại khoảng thời gian bạn dành cho email, cuộc họp, công việc quản trị, nghiên cứu và các nhiệm vụ trọng tâm. Mục tiêu không phải là để đánh giá chính mình. Mục đích là để xem mô hình. Một nhóm tiếp thị nhỏ có thể phát hiện ra rằng một câu hỏi dài 20 phút thường biến thành một chuỗi tin nhắn dài 45 phút. Một cuộc gọi ngắn có thể giải quyết cùng một vấn đề với ít nỗ lực hơn. Việc theo dõi thời gian có thể tiết lộ những chi phí ẩn này. ### Bảo vệ công việc tập trung Tôi đặt ra khoảng thời gian từ 45 đến 60 phút cho công việc cần được chú ý hoàn toàn. Trong khoảng thời gian đó, tôi đóng các tab không liên quan, tắt tiếng các cảnh báo không cần thiết và đặt điện thoại cách xa bàn làm việc. Tôi không cố gắng làm việc không nghỉ cả ngày. Sau khối tập trung, tôi tạm dừng một chút, xem lại tiến trình của mình và quyết định xem khối khác có hữu ích hay không. Cách tiếp cận này hoạt động tốt cho các nhiệm vụ như viết, phân tích, thiết kế, mã hóa và lập kế hoạch. ### Giảm chuyển đổi nhiệm vụ Mỗi lần chuyển đổi đều gây ra một tổn thất tinh thần nhỏ. Việc chuyển từ báo cáo sang email, sau đó sang bảng tính có thể khiến một tác vụ đơn giản trở nên chậm chạp. Tôi nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau: - Trả lời các email thông thường trong một hoặc hai khoảng thời gian nhất định - Xem xét các tài liệu trong cùng một khối công việc - Xử lý các cuộc gọi và cuộc họp gần nhau - Tách nghiên cứu khỏi việc viết Điều này giúp mỗi phần trong ngày có mục đích rõ ràng hơn. ### Sử dụng quy tắc cuộc họp đơn giản Trước khi chấp nhận cuộc họp, tôi hỏi ba câu hỏi: - Cần đưa ra quyết định gì? - Tôi nên chuẩn bị những gì? - Bản cập nhật bằng văn bản có thể giải quyết được vấn đề không? Nếu cuộc họp không có mục đích rõ ràng, tôi yêu cầu chương trình nghị sự hoặc đề xuất một câu trả lời ngắn gọn bằng văn bản. Điều này không có nghĩa là từ chối mọi cuộc gặp gỡ. Nó có nghĩa là bảo vệ thời gian cho công việc không thể hoàn thành qua tin nhắn. ### Tạo vạch đích Một nhiệm vụ có thể mở rộng khi kết quả mong đợi không rõ ràng. Tôi xác định “hoàn thành” nghĩa là gì trước khi bắt đầu. Đối với một email bán hàng, xong có thể có nghĩa là một dòng chủ đề rõ ràng, một vấn đề của khách hàng, một câu trả lời hữu ích và một bước tiếp theo trực tiếp. Đối với một báo cáo, hoàn thành có thể có nghĩa là các số liệu đã được xác minh, ba phát hiện chính và một danh sách ngắn các hành động. Một vạch hoàn thiện rõ ràng giúp tôi ngừng đánh bóng những chi tiết nhỏ không cải thiện được kết quả. ### Ôn lại một ngày với ba câu hỏi Cuối ngày làm việc, tôi dành vài phút để hỏi: - Công việc nào tạo ra nhiều giá trị nhất? - Điều gì đã làm gián đoạn sự chú ý của tôi? - Ngày mai tôi nên thay đổi điều gì? Tôi không cần một hệ thống năng suất phức tạp. Một bản đánh giá ngắn thường cho thấy liệu kế hoạch của tôi có phù hợp với cách tôi thực sự làm hay không. Một người dành sáu giờ cho những công việc rải rác có thể không cần phải làm việc lâu hơn. Họ có thể cần ít sự gián đoạn hơn, ưu tiên rõ ràng hơn và kiểm soát nhiều hơn việc chuyển đổi nhiệm vụ. Cải thiện 30% có thể là mục tiêu thiết thực khi nó xuất phát từ những thay đổi nhỏ phù hợp với vai trò và lịch trình của người đó. Tôi bắt đầu với một ưu tiên, một khối trọng tâm và một đánh giá. Sau vài ngày làm việc, tôi so sánh khối lượng công việc đã hoàn thành với thời gian và công sức cần có. Điều đó mang lại cho tôi cái nhìn trung thực hơn về sự tiến bộ so với một cuốn lịch bận rộn từng có. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên nghiệp: Jacky: jacky@ratoplasers.com/WhatsApp +86-15862335192.

1. David Allen 2001 Hoàn thành công việc: Nghệ thuật làm việc hiệu quả không căng thẳng 2. Cal Newport 2016 Làm việc sâu: Quy tắc để tập trung thành công trong một thế giới mất tập trung 3. Stephen R. Covey 1989 7 thói quen của những người thành đạt 4. Gloria Mark 2023 Khoảng chú ý: Một cách đột phá để khôi phục sự cân bằng, hạnh phúc và năng suất 5. Mihaly Csikszentmihalyi 1990 Flow: Tâm lý của trải nghiệm tối ưu 6. Teresa Amabile và Steven Kramer 2011 Nguyên tắc tiến bộ: Sử dụng những chiến thắng nhỏ để khơi dậy niềm vui, sự gắn kết và sáng tạo trong công việc